Áp dụng hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp giúp tổ chức dễ dàng theo dõi tài sản của họ, cho dù là tài sản lưu động hay cố định. Chủ sở hữu công ty sẽ biết tài sản được đặt ở đâu, do ai phụ trách, sử dụng chúng như thế nào và tình trạng của tài sản đó hiện ra sao.

1. Quản lý tài sản doanh nghiệp là gì?

Quản lý tài sản là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát, vận hành, bảo trì, đổi mới và xử lý các vấn đề phát sinh của tài sản được sử dụng trong tổ chức, doanh nghiệp. Quá trình này duy trì và cải thiện tiềm năng sử dụng của tài sản và giảm thiểu chi phí và rủi ro liên quan cho chủ sở hữu.

Doanh nghiệp, tổ chức thường xuyên bảo trì đầy đủ, bố trí chi phí vận hành, nhân lực và quy trình thích hợp cho tài sản mà mình sở hữu. Nhằm đem lại lợi ích tối đa về kinh tế trong suốt vòng đời của của tài sản.
 
Áp dụng giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp giúp tổ chức dễ dàng theo dõi tài sản của họ, cho dù là tài sản lưu động hay cố định. Chủ sở hữu công ty sẽ biết tài sản được đặt ở đâu, do ai phụ trách, sử dụng chúng như thế nào và tình trạng của tài sản đó hiện ra sao.

Bên cạnh đó, quy trình quản lý tài sản chi tiết còn giúp doanh nghiệp, tổ chức xác định được chính xác tỷ lệ khấu hao, thanh lý các tài sản không còn hữu ích. Do đó, việc áp dụng giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp là rất cần thiết cho doanh nghiệp, tổ chức.

Những lợi ích khi thực hiện quản lý tài sản doanh nghiệp

Giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp thực hiện đúng như tên gọi của nó - quản lý tài sản doanh nghiệp của bạn. Khi áp dụng giải pháp này doanh nghiệp bạn sẽ đạt được rất nhiều lợi ích :

• Cải thiện ROI: Giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp thực hiện điều này thông qua sự kết hợp giữa duy trì tài sản. Loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên.
• Tiết kiệm thời gian: Một số chức năng như nhắc nhở bảo trì và các tính năng phần mềm theo dõi tài sản doanh nghiệp được tự động hóa. Giải phóng thời gian của nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hơn.
• Tối ưu hóa giá trị tài sản và thời gian hoạt động: Những hỏng hóc của tài sản hoặc sửa chữa đột xuất có thể gây tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Các tính năng bảo trì dự phòng giúp kỹ thuật viên luôn cập nhật thiết bị, giảm khả năng hỏng hóc tài sản hoặc sự cố hoàn toàn.
• Tiết kiệm chi phí: Chủ động chăm sóc tài sản trước khi chi phí sửa chữa chồng chất hoặc việc mua mới trở nên khó tránh khỏi, dẫn đến tiết kiệm chi phí.

2. Quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp thường thấy hiện nay

Quy trình các bước lên kế hoạch quản lý một nhóm tài sản bất kỳ cho doanh nghiệp:

Bước 1: Mua sắm tài sản dự phòng

Đây là bước cơ bản đầu tiên để doanh nghiệp tính toán và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp cần thiết nhất.Việc tạo dựng kế hoạch quản lý mua sắm cũng giúp công ty hoàn toàn có thể nắm bắt được số lượng tài sản dự tính mà mình cần bổ sung.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản 

Sau khi đã hoàn thành các bước mua sắm, công ty cần nhanh hơn bình thường cập nhật ngay số tài sản để kịp thời quản trị, theo dõi và tận dụng.

Bước 3: Xuất tận dụng tài sản

Đối với loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc  xuất tài sản để đưa tài sản đó vào việc sử dụng hay tính khấu hao. Bước này đóng vai trò đáng kể nhất định trong việc thu về và điều chuyển tài sản về sau này.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Sau một khoảng thời gian dùng, tài sản bị hao mòn, có dấu hiệu hư hỏng cần được sửa chữa, thay thế.

Bước 5: Hoàn tất tài sản

Tài sản sau khi tận dụng bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục hồi hoặc đã lỗi thời, lỗi kĩ thuật, hay chỉ dễ dàng và đơn giản là công ty không còn nhu cầu tiêu dùng nữa sẽ được doanh nghiệp bán lại hay nhượng lại cho một chủ thể khác.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Định kỳ hàng năm và theo quy định của pháp luật hiện hành, công ty phải tổ chức các đợt kiểm kê nhất định để rà soát về trường hợp tài sản của chính bản thân mình. Bước này thường chiếm khá thời gian dài và công sức do phải tập hợp thông số từ không ít phòng ban khác nhau, sau đó tổng hợp lại và trình lên cấp trên.

Để chắc rằng cho công đoạn quản trị tài sản được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ nhất. Các doanh nghiệp nên thực hiện việc quản lý tuần tự tổng quan các bước trên.

3. Những khó khăn trong công tác quản lý tài sản doanh nghiệp

Số lượng tài sản, sổ sách quá nhiều

Với những doanh nghiệp vừa và lớn việc sử dụng các hình thức nhập liệu và lưu trữ thông tin bằng số sách hoặc trên file excel. Thường gặp khá nhiều khó khăn trong quá trình thống kê số lượng tài sản và hồ sơ hiện có. Bên cạnh đó, khối lượng tài sản thường tăng liên tục theo thời gian nên với những tài liệu cũ sẽ rất khó kiểm soát.

Không chỉ vậy, việc nhập dữ liệu thống kê bằng cách thủ công thường dẫn đến sai sót, hao hụt ngân sách, tài sản công ty. Gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới sự phát triển của doanh nghiệp.

Sắp xếp, lưu trữ không ngăn nắp, khoa học

Khối lượng tài sản lớn, khiến việc lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Tài sản sau khi được kiểm kê sẽ được lưu trữ tại một vị trí nhất định. Tuy nhiên theo thời gian, nó có thể được luân chuyển tới các khu vực khác nhau.

Một nguyên nhân chủ quan xuất phát từ con người là việc quên mất việc phải kiểm tra và theo dõi lại tài sản, cũng như việc sửa chữa, thanh lý với các tài sản là thiết bị máy móc và công cụ lao động đã qua sử dụng. Dẫn đến việc thất thoát tài sản lao động gây khó khăn cho việc thống kê và quản lý tài sản.

Tốn thời gian, nhân lực và kinh phí

Việc kiểm tra lại tài sản thường sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó là sử dụng các phương thức thủ công để nhập liệu không chỉ làm tiêu tốn thời gian và nguồn lực thực hiện mà còn khiến doanh nghiệp mất một khoản chi phí lớn cho quá trình này mà đôi khi không tuyệt đối chính xác.

4.Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả

Sử dụng giải pháp Quản lý tài sản doanh nghiệp (APM) toàn diện do AVEVA cung cấp Các tổ chức có thể giám sát tài sản của mình để xác định, chẩn đoán và ưu tiên các sự cố thiết bị sắp xảy ra - liên tục và theo thời gian thực.

Điều này cho phép các công ty giảm thời gian ngừng hoạt động đột xuất, ngăn ngừa sự cố thiết bị, giảm chi phí bảo trì, tăng hiệu suất sử dụng tài sản, kéo dài tuổi thọ thiết bị và xác định các tài sản hoạt động kém hiệu quả.

Một công ty hàng đầu về thực phẩm sạch, các giải pháp nuôi trồng chế biến từ các sản phẩm hữu cơ đã triển khai giải pháp APM trên toàn nhà máy để tối ưu hóa bảo trì phòng ngừa. Nhà máy sản xuất đã muốn giảm các chi phí để duy trì sự cạnh tranh, giảm nhẹ các rủi ro bắt buộc và nâng cao hiệu suất tổng thể máy móc OEE. Thêm nữa công ty muốn tiêu chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu và tối ưu chiến lược bảo trì trong một giai đoạn 3-4 năm.

Giải pháp quản lý tài sản nhà máy APM đã giúp nhà máy thực phẩm xác định được các lỗ hổng trong khung quy trình bảo trì của họ và sử dụng dữ liệu thực tế để đánh giá các lựa chọn và đưa ra các khuyến nghị kịp thời nhằm cải thiện.

Nhà máy thực phẩm đã thu được những khoản tiết kiệm to lớn và các cải thiện bao gồm:

• 1 Triệu Bảng Anh vào việc giảm chi phí bảo trì tổng thế
• 120 Ngàn Bảng Anh tăng lợi nhuận thông qua nâng cao chất lượng sản phẩm
• 25% Giảm các thời gian phải ngừng sản xuất ngoài kế hoạch
• 250 Ngàn Bảng Anh (26%) giảm chi phí lưu kho bãi.

Để được tư vấn thêm về giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp, giải pháp quản lý tài sản nhà máy. Liên hệ ngay đến cho chúng tôi theo thông tin sau:

• Email: qsystems@hn.vnn.vn
• Tel: (+84) 24.3976 0144.