Quản lý hiệu suất vận hành là một quá trình liên tục. Sự ra đời của Công nghiệp 4.0 diễn ra vào thời điểm ngành sản xuất đang trải qua thời kỳ trì trệ. Tầm quan trọng của việc thu thập và phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các giải pháp công nghiệp để thúc đẩy tăng trưởng nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động.

1. Hiệu suất vận hành là gì?

Hiệu suất vận hành là quá trình đo lường hiệu suất của một công ty so với các chỉ số tiêu chuẩn hoặc theo quy định về hiệu quả, hiệu quả và trách nhiệm với môi trường. Chẳng hạn như thời gian chu kỳ, năng suất, giảm chất thải và tuân thủ quy định

Các chỉ số này thường được gọi là Chỉ số hiệu suất chính (KPI's) và chúng khác nhau giữa các công ty dựa trên ngành mà họ hoạt động.

Ví dụ: số hóa nhà máy bia có thể có các chỉ số như thời gian chu kỳ, mức sử dụng nước trên mỗi hl bia được sản xuất, mức sử dụng năng lượng. Nhu cầu oxy sinh học (BOD), khối lượng bia được sản xuất mỗi giờ, v.v...Vì chúng đóng góp vào điểm mấu chốt trong đó tổng chi phí sản xuất mỗi lít được xác định.

Quản lý hiệu suất vận hành là sản phẩm của các hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát tốt của một quy trình. Lập kế hoạch, kiểm soát, định thời gian và lập lịch trình thích hợp ảnh hưởng đến mức độ trôi chảy của một hoạt động và giúp phát hiện những sai lệch có thể xảy ra, do đó đưa ra phản hồi kịp thời và phù hợp.

2. Quy trình đánh giá hiệu suất vận hành

Có thể đạt được tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua các khái niệm đồng bộ hóa tinh gọn và đúng lúc. “Đồng bộ hóa tinh gọn nhằm mục đích hợp lý hóa quy trình làm việc sao cho luồng các mặt hàng cấu thành dịch vụ và sản phẩm luôn mang đến chính xác những gì khách hàng muốn. Vi số lượng chính xác, khi cần và đúng nơi cần thiết với chi phí thấp nhất có thể.

Có một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến  quy trình đánh giá hiệu suất vận hành. Do đó, việc xem xét riêng lẻ một yếu tố sẽ không đưa ra một bức tranh rõ ràng về mức độ hiệu quả của một công ty.

Lấy trường hợp của một nhà máy bia, ăn mừng thành công khi sản xuất được nhiều bia hơn mỗi giờ mà không xem xét cần bao nhiêu năng lượng, nước, hơi nước, nhân công…Để sản xuất loại bia đó sẽ không đưa ra chỉ số rõ ràng về giá mỗi hl.

Vì vậy, các yếu tố như lên quy trình đánh giá, lập kế hoạch và kiểm soát, quản lý hàng tồn kho. Thiết kế công việc, năng lực, định chuẩn, bảo trì và cải tiến liên tục.

3. Quản lý hiệu suất vận hành của nhân viên thế nào?

Khi doanh nghiệp quản lý hiệu suất hiệu quả, toàn thể nhân viên phải gắn mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Khi nhân viên hoàn thành mục tiêu riêng có sự liên kết với mục tiêu chung của công thì thì kết quả công viên mới có giá trị về mặt hiệu suất, được doanh nghiệp ghi nhận.

Vì thế, quản lý hiệu suất vận hành dần dần giúp doanh nghiệp hình thành văn hóa hướng đến mục tiêu chung, tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững.

Thiết lập mục tiêu kế hoạch

Để quản lý hiệu suất hiệu quả, các cấp quản lý cần truyền tải đầy đủ và chi tiết đến nhân viên. Đồng thời giải thích để nhân viên hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch, giúp tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ, nỗ lực.

Muốn quản trị hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt mục tiêu cụ thể, khả thi

Để xây dựng mục tiêu hiệu quả, quản lý kết hợp cùng nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp và xây dựng nhằm giúp kế hoạch được thực hiện trơn tru nhất.

Công nhận cống hiến của nhân viên

Sau bước đánh giá hiệu quả dự án, doanh nghiệp cần công nhận những đóng góp của nhân viên trong kế hoạch, mục tiêu đó. Khen thưởng nhân viên xuất sắc, có cống hiến sẽ giúp họ cảm thấy được ghi nhận, được coi trọng, tạo thêm động lực cho chính họ và những nhân viên khác cùng cố gắng phát triển theo.

Phản hồi, đánh giá khách quan, chính xác

Muốn quản lý hiệu suất vận hành nhân viên được cụ thể, người quản lý cần phản hồi kế hoạch đều đặn một cách khách quan nhất. Đây là cách để đánh giá tiến độ quá trình thực hiện, giúp nhân viên nắm được những vấn đề phát sinh và sửa đổi sao cho phù hợp.

Minh bạch trong giao tiếp

Toàn bộ thông tin về kế hoạch cần được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời cho những nhân sự liên quan đến kế hoạch. Điều này giúp nhân viên nắm rõ thông tin, hiểu được toàn bộ ngay từ đầu để giai đoạn thực thi được nhanh chóng, hiệu quả. Các cấp quản lý cần chia sẻ minh bạch cho nhân viên để tạo cảm giác tin tưởng cho cả đôi bên.

Cấp quản lý và nhân viên cần thường xuyên giao tiếp minh bạch, công khai

Trau dồi kỹ năng cho nhân viên

Mọi nhân viên đều mong muốn được trau dồi kiến thức và học hỏi mỗi ngày. Vì thế, quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên training kỹ năng, kiến thức trong công việc giúp họ tiến bộ và phát triển hơn.

Quản lý hiệu suất là hoạt động bắt buộc phải có tại các doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích trong việc hướng đến tăng trưởng chung, phát triển bền vững. Để quy trình quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước cần làm để việc quản lý mang lại hiệu quả nhất.

4. Một số kinh nghiệm đánh giá hiệu suất vận hành

Quản lý và theo dõi tài nguyên – Chất lượng đầu ra của một chu kỳ sản xuất được xác định bởi các tài nguyên được sử dụng trong quy trình sản xuất. Tăng mức độ dịch vụ khách hàng cũng đòi hỏi phải hoàn thành các đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng và giao hàng thành phẩm trong ngày giao hàng được chỉ định.

Việc sử dụng các giải pháp công nghiệp tự động hóa như rô-bốt di động tự động để quản lý và vận chuyển tài nguyên đúng cách là một chiến lược hiệu quả hoạt động giúp đẩy nhanh chu kỳ sản xuất.

Chiến lược này cũng có thể bao gồm các thẻ RFID (nhận dạng tần số vô tuyến) để theo dõi chuỗi cung ứng và sự di chuyển của các nguồn lực đến khu vực nhà máy.

Ví dụ: khi sử dụng nguyên liệu có thời hạn sử dụng ngắn, việc theo dõi tài nguyên đảm bảo nhà sản xuất biết phải mất bao lâu để các lô nguyên liệu thô đến nhà máy. Các vật liệu bị lỗi sau đó có thể được loại bỏ để tránh bị thu hồi.

Các quy trình đáng giá hiệu suất vận hành

1. Quản lý hiệu suất vận hành con người – Trong phần lớn các nhà máy, người vận hành vẫn là tài sản quan trọng để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Mặc dù Công nghiệp 4.0 hứa hẹn tự động hóa hoàn toàn. Hầu hết các cơ sở vẫn dựa vào lao động thủ công để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất. Cung cấp lịch trình tối ưu hóa cho người vận hành, giám sát hiệu suất của người vận hành. Và triển khai đào tạo liên tục là các chiến lược hiệu suất vận hành giúp tối ưu hóa năng suất.
2. Các giải pháp công nghiệp được sử dụng để cải thiện hiệu suất của người vận hành bao gồm phần mềm lập lịch trình và lập mô hình mô phỏng, giải pháp song sinh kỹ thuật số và nền tảng quản lý nguồn nhân lực. Các giải pháp này cũng có thể được áp dụng để thực hiện các hoạt động giám sát từ xa nhằm đảm bảo an toàn trong khu vực nhà máy.
3. Tối ưu hóa hiệu suất của nhà máy dựa trên dữ liệu – Việc đo lường chính xác KPI làm nổi bật hiệu suất của nhà máy sẽ cung cấp dữ liệu cần thiết để tối ưu hóa hoạt động. Các giải pháp công nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu được sử dụng để thực hiện chiến lược hiệu quả hoạt động này. Các số liệu như OEE, mức sử dụng máy và nhu cầu dự báo có thể được phân tích để phát triển các chính sách sâu rộng nhằm cải thiện năng suất.
4. Bảo trì dự đoán – Thiết bị bị lỗi và thời gian ngừng hoạt động ngoài dự kiến ​​ảnh hưởng đến năng suất theo nhiều cách khác nhau. Thời gian dừng máy có thể làm giảm sự tập trung của người vận hành, dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm được sản xuất. Do đó, việc phát triển các chiến lược bảo trì dự đoán sẽ cải thiện hiệu suất của thiết bị sản xuất và chất lượng của thông lượng gắn liền với một chu kỳ sản xuất.

5. Giải pháp quản lý hiệu suất vận hành

Ứng dụng hiệu suất hoạt động đề cập đến các chiến lược mà chủ sở hữu nhà máy áp dụng để giải quyết các thách thức sản xuất hoặc để cải thiện hiệu quả hoạt động. Việc thực hiện các chiến lược này đòi hỏi phải sử dụng các giải pháp công nghiệp cho mục đích thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu.

Các giải pháp công nghiệp thúc đẩy hiệu suất hoạt động là các công nghệ chuyển đổi kỹ thuật số cho phép phát triển các cơ sở được kết nối với nhau để tăng cường quản lý dữ liệu. Các giải pháp này có thể được phân loại theo phần công nghệ phần cứng và phần mềm. Phần cứng như IoT, thiết bị biên và HMI đơn giản hóa quy trình thu thập dữ liệu. Các ứng dụng phần mềm cung cấp tài nguyên máy tính để phân tích dữ liệu.

Ứng dụng hiệu suất vận hành tận dụng điểm chuẩn, phân tích dữ liệu, công nghệ trực quan hóa, cũng như giám sát và kiểm soát các giải pháp công nghiệp để tối ưu hóa mức năng suất của nhà máy. Nên sử dụng các công nghệ chuyển đổi kỹ thuật số để triển khai các chiến lược ứng dụng hiệu suất hoạt động. Việc chuyển đổi kỹ thuật số của nhà máy mở đường cho việc áp dụng Industrie 4.0 và giải quyết các vấn đề vận hành phức tạp.

Cuối cùng, điều quan trọng quản lý hiệu suất vận hành phải xem xét tất cả các khía cạnh của hoạt động để đi đến quyết định tối ưu hóa. Tạo sự cân bằng hơn là cải thiện một khía cạnh so với các khía cạnh khác là cần thiết và những cải tiến gia tăng trong bất kỳ khía cạnh nào cũng tốt hơn là không có gì cả. Số phận của một công ty phụ thuộc vào sự cải thiện tập thể về mọi mặt vì một công ty chỉ mạnh ở mắt xích yếu nhất của nó.