KPI là gì? 10 bước xây dựng chỉ số KPI trong sản xuất
KPI là gì? Chỉ số KPI chỉ thực sự trở thành hữu ích khi bạn có thể xác định đúng các chỉ tiêu phù hợp cho doanh nghiệp của mình và bài viết này sẽ là 16 chỉ số KPI trong sản xuất cho bạn tham khảo.
1. KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì?
KPI - là viết tắt của Key Performance Indicators hay là Các Chỉ số Vận hành Chính yếu, là môt trong những công cụ quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh. Khi cơ sở kinh doanh đã tồn tại đươc một thời gian dài, thì chỉ có thể thực hiện được khi nhận biết được đầy đủ về các giá trị và tiềm năng của mình.
KPI, hay Key Performance Indicators, là các họa đồ vận hành để đo đạc các mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp trên toàn bộ các phòng ban.Đôi khi được coi như là KSI (Các chỉ số đo đếm Sự thành công Căn bản – Key Success Indicator), khi được thiết kế và thực hành đúng đắn nó sẽ có thể xác định được phương hướng hoạt động củ doanh nghiệp, mang đến các thông tin cốt lõi và giúp cho từng cá nhân, từng đội nhóm, các dự án hay toàn bộ hoạt động kinh doanh được vận hành ở mức tối ưu nhất.
Một đề tài chung nhất thường được người áp dụng thảo luận là các KPIs khác nhau nhiều như thế nào trong việc thiết kế ra nó và những nội dung chỉ số nào được nó đo đạc.
Nói cách khác, KPIs có thể giúp ích cho các phòng ban, nhân viên, quản lý, các quá trình và thậm chí là đối với các đội hỗ trợ khách hàng
Các Chỉ số Vận hành Chủ yếu – KPI chung nhất hay được giám sát áp dụng gồm:
- Doanh thu (bao gồm lợi nhuận bình quân, tổng doanh thu, và các khách hàng mới)
- Thống kê Nhân lực (bao gồm nguồn ra/vào của nhân lực, các năng lực nhân viên, các vị trí trống cần tuyển dụng)
- Dịch vụ Khách hàng (bao gồm thời gian gọi điện chăm sóc bình quân, hiệu quả và sự thỏa mãn của khách hàng)
- Marketing (bao gồm các hoạt động bán hàng và hiệu suất tổng thể)
- Hiệu suất (bao gồm hiệu suất vận hành tổng thể, các quá trình làm việc phòng ban và hiệu suất cá nhân)
2. Các chỉ số KPI trong sản xuất
Một KPI trong sản xuất hay còn gọi là ‘metric’ là một công cụ đo đạc được xác định rõ và đúng để giám sát, phân tích. Và tối ưu hóa các quá trình sản xuất liên quan tới số lượng, chất lượng cũng như các khía cạnh về chi phí giá thành khác nhau. Nó giúp cho những nhà sản xuất có cái nhìn chuyên sâu và giá trị vào doanh nghiệp của mình để đáp ứng được các mục tiêu của mình.
Ngày nay, điều khiển và tối ưu hóa toàn bộ quá trình sản xuất, bảo đảm rằng tất cả các thiết bị máy móc hoạt động ở mức độ tối ưu nhất. Và các chi phí bảo trì bảo dưỡng tiếp tụ giảm xuống, là các nhân tố tối quan trọng trong mục tiêu tăng trưởng dương của các ngành sản xuất công nghiệp.
Áp dụng các phân tích sản xuất là một cách tất yêu để việc tăng trưởng thực hiện được qua việc áp dụng các metrics tương tác lẫn nhau, và quản lý các dữ liệu tự động. Tạo dựng các báo cáo, kết hợp các nguồn dữ liệu khác nhau, và hợp nhất các điểm kết nối là hoàn toàn có thể nhờ vào phần mềm hiện đại chỉ số KPI trong sản xuất
Mời quý vị tham khảo thêm các chức năng công cụ đo đạc, đưa ra các chỉ số KPI trong sản xuất của AVEVA/Wonderware gồm có:
AVEVA Discrete Lean Management
Dưới đây có thể gọi là 16 chỉ số KPIs trong sản xuất và metrics mà các nhà sản xuất cần phải biết:
- Công suất (Production Volume): Theo dõi số lượng mà bạn có thể sản xuất
- Dừng máy (Production Downtime): Phân tích và Tối ưu hóa Bảo trì
- Chi phí Sản xuất: Giám sát chi phí phục vụ cho sản xuất
- Hiệu xuất Vận hành Tổng thể (OOE): vĐánh giá hiệu suất vận hành của bạn
- Hiệu suất Thiết bị Tổng thế (OEE): Đánh giá hiệu quả kế hoạch vận hành tài sản
- Total Effective Equipment Performance (TEEP): Theo dõi hiệu quả vận hành máy móc
- Công suất Sử dụng (Capacity Utilization): Tối đa công suất sử dụng của bạn
- Mật độ Sai sót (Defect Density): Theo dõi các mục hư hỏng ngay lập tức
- Tỉ lệ Sản phẩm hỏng (Rate of Return): Đo đếm bao nhiêu sản phẩm hỏng phải sx lại
- Nghiệm thu Thành phẩm (On-time Delivery): Bảo đảm các sản phẩm của bạn được nghiệm thu/giao hàng đúng hạn
- Đúng Ngay Từ Đầu (Right First Time): Hiểu về quá trình sản xuất và vận hành của bạn ngay từ đầu
- Tài sản (Asset Turnover): nhận biết các tài sản liên quan tới doanh thu
- Các chi phí Đơn vị (Unit Costs): Theo dõi và tối ưu hóa các chi phí đơn vị sản xuất trên toàn thời gian
- Khâu hao Tài sản (Return on Assets): Xem doanh nghiệp thu được lợi nhuận thế nào qua các tài sản thiết bị của mìnhs
- Các chi phí Bảo trì (Maintenance Costs): Đánh giá các chí phí thiết bị trong thời gian sử dụng dài
- Doanh thu từ một nhân viên (Revenue Per Employee): Đánh giá hiệu quả của đội ngũ nhân lực
3. 10 bước xây dựng hệ thống KPI trong sản xuất hiệu quả
Tất nhiên các chỉ số Key Performance Indicators (KPIs) là quan trọng trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Thế nhưng, khi nào thì sự bắt buộc trở thành thúc đẩy, KPIs chỉ thực sự trở thành hữu ích khi bạn có thể xác định đúng các chỉ tiêu phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Và nó chỉ sẽ đưa ra các dữ liệu tối quan trọng thực thi nếu bạn sử dụng KPIs và phân tích được những thông tìn mà các chỉ số này nói với bạn giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời.
Bởi vậy, làm thế nào để xây dựng một quy trình hệ thống KPI hiệu quả gồm các bước cụ thể sẽ giúp bạn thực hiện được nhiệm vụ này.
Dưới đây là 10 bước xây dựng giúp bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình không rơi vào những vùng xám hay mắc các lỗi căn bản trong quá trình xây dựng quy trình này:
3.1. Bắt đầu với một chiến lược
Bạn luôn luôn nên bắt đầu với một chiến lược. Nếu không có một nền móng căn bản xác định những mục tiêu mà doanh nghiêp bạn tìm kiếm để đạt được, thì sẽ dễ dàng kết thúc với một danh sách rất dài các chỉ số mơ hồ mà bạn cho là bạn có thể hoặc nên đo đếm.
Chiến lược của bạn vì vậy, đóng vai trò như một điểm xuất phát để thiết kế một hệ thống KPI trong sản xuất phù hợp – tuy nhiên chỉ khi nó thật rõ ràng! Phần lớn thường nhiều công ty tạo một bộ tài liệu chiến lược dài 30-40 trang mà hầu như không có ai đọc hết và hiểu được. Một cách khác tốt hơn là tạo ra một chiến lược chỉ một-trang đơn giản. Việc này sẽ giúp bạn xác định được rõ ràng các mục tiêu của mình, giúp bạn định hình ra việc cần làm để thực hiện được các mục tiêu đó.
3.2. Xác định rõ các câu hỏi
Kết nối các chỉ số KPI đến chiến lược của bạn sẽ ngay lập tức định hướng sự tập trung của bạn vào các chỉ số có liên quan một cách rõ ràng. Xác định các câu hỏi mà bạn muốn thu được câu trả lời sẽ tiếp tục thu hẹp lại được sự tập trung của bạn hơn, bởi vì các câu hỏi đưa ra các chỉ tiêu định lượng rõ ràng.
Các chuyên gia cho rằng, chúng ta nên nghĩ về một list các câu hỏi thực hành cốt yêu – hay còn gọi là KPQs – Key Performance Question. Các câu hỏi này sẽ giúp bạn biết được những dữ liệu nào bạn cần thu thập, và như vậy những chỉ số KPI nào bạn sẽ thấy hữi ích nhất.
Ví dụ, nếu bạn có kế hoạch thực hiện một chiến lược đơn giản để tăng doanh thu bằng việc tập trung vào một số các khu vực trọng điểm nhất trong nhà máy của mình, bạn có thể hỏi “Chúng ta tạo ra lợi nhuận từ đâu và những quá trình nào gây tốn kém chi phí nhất so với việc thu lại được hiệu quả?”
Một khi bạn đã rõ ràng được với các câu hỏi của mình mà bạn cần nhận câu trả lời, thì bạn có thể chắc chắn rằng tất cả các chỉ tiêu mà bạn chọn hoặc thiết kế là có liên hệ không chỉ tới chiến lược của mình, mà còn cung cấp các giải đáp cho từng câu hỏi của mình qua đó sẽ chỉ dẫn chiến lược của bản và thông tin cho bạn ra quyết định
3.3. Xác định rõ những yêu cầu dữ liệu
Khi bạn biết những câu hỏi nào bạn muốn có được câu trả lời, bạn cần phải xác định được các yêu cầu về dữ liệu để thiết lập lên KPIs, metrics hay các dữ liệu bạn cần nhằm trả lời các câu hỏi đó.
Tại bước này, hãy tạm quên đi hiện tại trong chốc lát để xem xét những thông tin và kiến thức nào bạn cần. Sau đó, tất cả sẽ có thể được đo lường!
3.4. Đánh giá tất cả các dữ liệu hiện có
Để thu được các dữ liệu lý tưởng mà bạn muốn ở bước trước, hãy thực hiện phân tích so sánh khoảng cách hay sự khác nhau giữa các dữ liệu lý tưởng mà bạn muốn có này với các dữ liệu mà bạn đã và đang có – bằng cách này bạn sẽ dễ dang nhận biết những gì thiếu sót.
Tự hỏi mình cần phải thay đổi gì, cắt gọt hay thực hiện để bảo đảm các dữ liệu thu thập được hoàn toàn ăn khớp với chiến lược của bạn và sẽ hoàn toàn trả lời được những câu hỏi mà bạn đặt ra. Và sau đó đưa trực tiếp ra được các chỉ số chính xác để phục vụ cho các mục tiêu của mình.
Hãy nhớ rằng, phần lớn các công ty là tràn ngập nhiều dữ liệu. Thường thì các chỉ số KPI trong sản xuất đã được thu thập từ nhiều nguồn với nhiều lý do khác nhau, bởi nhiều bộ phận phòng ban và nhiểu cấp quản lý khác nhau.
Bởi vậy, cần xác định được những thông tin mình cần thu thập được bởi ai đó tại nơi nào đó trong doanh nghiệp, hay chúng hầu như được thu thập sau mỗi quá trình điều chỉnh, sẽ mang đến cho bạn những thông tin mình cần.
3.5. Tìm kiếm các dữ liệu hỗ trợ đúng
Một mặt các chỉ số KPI là công cụ hữu ích mạnh, nhưng chúng ta cần biết rằng chúng ta cũng đang truy cập vào một số lượng các dữ liệu hỗ trợ cực lớn mà trong đó, một số ít sẽ phục vụ hữu hiệu cho sự đánh giá KPI truyền thống. Bằng việc tìm được các dữ liệu hõ trợ đúng – có thông tin công nghiệp, dữ liệu thống kê học, các phân tích xu hướng….vv – bạn có thể khoanh vùng tam giác và xác nhận tìm kiếm.
3.6. Xác định tần suất và phương pháp đo lường chỉ số KPI trong sản xuất đúng
Biết được các nhu cầu đo lường là một chuyện, vạch ra cách làm sao để truy cập và đo lường những thông tin này lại là một vấn đề khác.
Tìm ra được một phương pháp đo lường là tốt quan trọng. Do vậy, khi bạn đã biết mình cần thu thập những thông tin gì, bạn cần phải tìm ra một phương pháp đo lường để thực hiện được nó.
Điều này lại càng đúng nếu như bạn cần phát triển một KPIs mới hoặc là cắt tỉa sửa đi từ những KPIs cũ đang sử dụng.
Luôn luôn được khuyến nghị căn chỉnh phù hợp giữa tần suất đo lường với việc làm thế nào và khi nào các dữ liệu được sử dụng trong tổ chức, bởi vì tất cả các dữ liệu đều có một lưu trữ nhất định.
Có nghĩa là, tần suất đo lường phải song hành với tần suất báo cáo. Nếu không như vậy, dữ liệu có thể mất đi tính liên quan hoặc ảnh hưởng.
Ví dụ, nếu bạn thu thập dữ liệu về độ hài lòng của khách hàng qua khảo sát mùa hè và báo cáo được tìm thấy trong mùa đông, thì các kết quả này đã tồn tại trước đó 6 tháng và đã lỗi thời.
3.7. Chỉ định người sở hữu KPI trong sản xuất
Môt bản chỉ tiêu KPI hiệu quả đòi hỏi 2 dạng sở hữu. Dạng thứ nhất liên quan tới ý nghĩa và biên dịch các chỉ số này. Ai đó cần được chỉ định chịu trách nhiệm theo dõi nhìn vào bảng KPI, biên dịch nó thành các thông tin ý nghĩa, giám sát nó thay đổi như thế nào và quyết định nó có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp
Dạng sở hữu thứ hai liên quan tới thu thập dữ lệu. Đôi khi bạn có thể set chế độ thu thâp tự động thế nhưng, rất nhiều khi đòi hỏi có sự tương tác của con người.
Thường thì nên có người chịu trách nhiệm chuyển dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu này tới CSDL khác, hoặc họ cần thu thập chúng bằng tay.
3.8. Đảm bảo các chỉ số KPI được hiểu rõ đối với mọi người
Rất quan trọng là tất cả mọi người trong nhà máy, doanh nghiệp của bạn nhận biết rõ bạn đang cố gắng thu được gì, và tiến độ đo lường của bạn nhằm phục vụ cho các mục tiêu này.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm về KPI, cũng như tất cả các thành viên khác trong toàn bộ công ty bạn, ở bất cứ cấp độ nào.
KPI cần được tạo thành khung hỗ trợ cho việc ra quyết định của mọi người, và tất cả mọi người cần có thể trả lời được câu hỏi “Những gì mà tôi làm hôm nay sẽ ảnh hưởng thế nào tới các chỉ tiêu KPIs của tôi?”
Bởi vậy bạn cần phải bảo đảm rằng tất cả mọi người đều hiểu được các chỉ tiêu KPI mà bạn thu thập là được kết nối như thế nào với các ưu tiên chiến lược của bạn.
Điều này sẽ khuyến khích mọi người cùng tham gia nhiệt tình vào – để đảm bảo là các xem xét và cải thiện là trung tâm của mọi việc mà các nhân viên cán bộ đang và sẽ làm.
Nếu như bạn chỉ đơn giản nới với mọi người rằng họ phải thu thập một đống dữ liệu từ bây giờ mà không giải thích lý do vì sao, thì hầu như bạn sẽ nhận được kết quả chống đối và không hiệu quả từ đội ngũ nhân lực!
3.9. Tìm ra cách tốt nhất để tương tác với các chỉ số KPIs của bạn!
Sẽ luôn là tốt nhất để nghĩ về việc làm cách nào tốt nhất để tương tác với các chỉ số KPI của bạn sao cho hiểu được về chúng rõ nhất, có liên quan và rành mạch nhất.
Rất nhiều các chỉ số KPI được trình báo trong những bản báo cáo dài dằng dặc đầy ắp những con số và bảng biểu, và đôi khi với cả một biểu đồ đèn báo tín hiệu để chỉ ra mức độ khẩn cấp.
Điều này không phải là tốt đủ. Chắc chắn sẽ không có hiệu quả khi các thông số quan trọng nhất ẩn náu trong những báo cáo quá dài và phức tạp mà hầu như sẽ không có ai đọc nó.
Bản KPI hiệu quả là với các chỉ số thật rõ ràng chỉ ra các xu hướng và các biến trong dữ liệu, gắn kết với người đọc.
Hãy cố gắng tìm ra một bức tranh chuẩn cho KPI của bạn và tạo ra các giải nghĩa cho các thông số sao cho các lõi trích lục từ dữ liệu được rõ ràng, không mơ hồ, truy cập tới được và, quan trong nhất, thực hiện được hành động.
3.10. Xem xét lại bảng KPIs để đảm bảo nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc/sản xuất
Nếu như một bảng KPI không có tác dụng giúp bạn hay những người khác trong doanh nghiệp ra được quyết định tốt hơn, mà qua đó sẽ nâng cao được hiệu quả kinh doanh sản xuất, thì nó chỉ là một nhiễu loạn.
Vì vậy bạn cần phải thường xuyên xem xét lại biểu đồ đo lường KPI của mình để đảm bảo các chỉ số này hữu ích và bạn không phải mất nhiều thời gian (hoặc yêu cầu thời gian từ người khác) đo lường đánh giá các dữ liệu để đơn giản chỉ đánh dấu tick vào các ô.
Được sử dụng đúng, KPIs cung cấp một công cụ tối quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sx kinh doanh, tạo ra những quyết định tốt hơn và thu được các lợi ích cạnh tranh.
4. Một số mẫu KPI trong sản xuất
Mỗi ngành sản xuất sẽ có một mẫu KPI riêng, sau đây QS xin giới thiệu tới quý vị 2 mẫu KPI như sau:
4.1. Mẫu của các ngành công nghiệp chế biến và sản xuất thì sẽ bao gồm các thông số:
Nâng cao hiệu suất sản xuất từ tổi thiểu X%
OEE: Overall Equipment Effectiveness
Down Time (trong và ngoài kế hoạch)
Tỉ lệ Tương thích
Các Mục tiêu:
1) Giảm thời gian dừng thiết bị máy móc
Downtime (Trong và Ngoài kế hoạch)
Tỉ lệ Tương thích PM
Vòng Thời gian
Công suất Sử dụng
2) Nâng cao Hiệu suất
Downtime (Trong & Ngoài Kế hoạch)
OEE: Overall Equipment Effectiveness
Thời gian Chuyển đổi dây chuyền sx
3) Cải thiện Thất thoát Vận hành tại Nhà máy
Thời gian chuyển đổi dây chuyền sản xuất
Thời gian chuyển đổi sản phẩm sx
Tổng thời gian sx sf
Thời gian Làm sạch máy thiết bị
Đầu ra
Thực hành Đặt lệnh Quá trình
Đáp ứng thành phầm/giao hàng Đúng hạn
Tổn thất Vận hành Sản xuất
4) Nâng cao Sản lượng/Hạ thấp Phế thải & Sản xuất lại
4.2. Mẫu của các ngành công nghiệp chính: Sản xuất Máy móc CN Nặng OEM thì sẽ bao gồm các thông số:
Năng Doanh thu/Lợi nhuận qua X% Giảm Chi phí Thành phẩm
Giảm các Chí Phí
Tăng Tỉ lệ Dịch vụ
Tăng nhanh Thiết kế Sản phẩm
Các Mục tiêu:
1) Tối đa Doanh thu và Lợi nhuận
Quy cách Tối ưu
Công suất Thiết kế MW
Công suất Thiết kế HR
Chính xác Tỉ lệ Nhiệt độ Thiết kế
Tăng MWs so với. Chi phí
2) Giảm thiểu Chi phí Nhiên liệu và Tối đa Lợi nhuận
Giá mua Nhiên liệu
Các Hợp đồng Trung và Dài hạn Tốt
% Năng lượng Tái tạo so với Tổng Năng lượng tiệu thụ
3) Dịch vụ Sau bán hàng – Giảm các đơn kiến nghị Bảo hành
Chi phí Sửa chữa Trung Bình
Giảm thời gian dừng thiết bị
Hiệu suất Công nhân Hiện trường
Giảm thấp các đơn kiến nghị Bảo hành
4) Tăng Doanh số Dịch vụ Sau bán hàng/Lợi nhuận khi áp dụng chỉ số KPI trong sản xuất.
Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn về KPIs trong sản xuất.
